关于切实做好住房城乡建设档案工作的意见

各市住房城乡建委（建设局）、规划局、城市管理局（执法局），济南、青岛、菏泽市房管局，济南、青岛、聊城市市政公用局，各县（县级市、市辖区）建设局：
　　为切实做好住房城乡建设档案工作，更好地服务于建设领域中心工作，服务于经济社会发展，服务于社会公众需求，根据国家和省有关法律法规及规范性文件，结合我省大力推进新型城镇化的新形势，特提出以下意见：
　　一、充分认识做好住房城乡建设档案工作的重要意义
　　住房城乡建设档案，是城乡可持续发展的宝贵资源，是社会管理和公共服务的重要信息，是住房工作和城乡规划建设管理的重要基础资料，是建设系统各级行政主管部门依法履行职责、制定执行政策、实施行政管理、进行市场调控和行业监管的重要依据，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据。做好住房城乡建设档案工作，能够有效保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、应对突发事件，对于实现建设事业又好又快发展、加快新型城镇化进程具有十分重要的意义。
　　二、明确住房城乡建设档案工作的指导思想和总体目标
　　今后一个时期，全省住房城乡建设档案工作的指导思想是：以科学发展观为统领，认真落实全省城镇化工作会议精神，紧密结合城市现代化、城乡一体化、环境生态化进程，加大执法力度，创新体制机制，突出工作重点，提高科技含量，努力全面收集、安全保管、充分利用各类建设档案，推动建设系统档案工作迈上新台阶，最大限度地满足城乡规划建设管理和社会公众对建设档案信息资源的利用需求。
　　总体目标是：到2015年，各级政府和建设系统各级行政主管部门对建设档案工作的投入基本满足工作需要；各类建设档案收集齐全、整理规范、移交及时、利用便捷；所有设区城市、县市区及部分中心镇，都建有符合国家标准规范的城建档案馆（室）；各级城建、房产和机关文书档案馆（室），基本达到设施完备、功能完善、技术先进、查询便利的要求；设区城市和城区人口20万以上的县市，都建成运行城市地下管线信息系统；大中城市全部实现城建档案、房产档案数字化，基本完成重要档案资料异馆、异地数据备份。
　　三、突出工作重点，加强住房城乡建设各类档案归集管理
　　（一）全面收齐管好房屋建筑和市政工程档案，把工程质量终身责任制落到实处。认真贯彻执行国家《城乡规划法》、《工程质量管理条例》和建设部《城市建设档案管理规定》（部令90号），指导督促建设单位，负责把各类房屋建筑和市政工程的可行性研究、项目立项、环境影响评价、地质勘察、规划、设计、施工、监理及招投标、质量安全监督、竣工验收等技术档案和文件资料全部进行收集整理，特别要确保把与工程质量密切相关尤其是涉及结构安全的勘察报告、设计变更、地基处理、建材检测、施工试验、隐蔽工程验收等的相关记录和技术资料真实准确地收集起来，明确记录责任单位及责任人，在工程竣工验收及备案后三个月内报送城建档案馆（室）。城市规划区、独立工矿区内的工业建筑，也应参照上述要求执行。
　　（二）大力加强各类管线特别是城市地下管线工程档案归集管理和查询利用，有效防范管线安全事故。认真贯彻执行建设部《城市地下管线工程档案管理办法》（部令136号）和省政府《关于切实加强工业压力管道和城市地下管线安全管理的紧急通知》（鲁政办明电[2009]55号）及省建设厅《关于切实抓好城市地下管线安全工作的紧急通知》（鲁建发[2009]8号），指导督促由管线产权单位负责，设计、施工、监理单位配合，把城市规划区内供排水、燃气、热力、电力、通讯、广电、工业等各类地下管线和管线共同沟及相关人防、地铁等的工程档案全部进行收集整理，特别要确保在地下管线竣工覆土前对管线位置进行准确勘测，在工程竣工验收及备案后三个月内报送城建档案馆（室）或当地政府确定的管线档案接收单位。各类管线档案的原件，原则上应向城建档案馆（室）或当地政府确定的管线档案接收单位移交，也可由管线产权单位自行保管，但必须移交原件复制件。城市规划区内的新建、改扩建项目，在进行工程设计之前，建设单位必须查询并取得项目选址区域的地下管线现状资料，科学合理地确定既不影响管线安全又不影响项目使用人安全的设计方案；涉及挖掘道路的建设项目特别是地下管线项目，还应编制既有地下管线的安全监护方案。城乡各类地下和地上管线工程，也应参照上述要求执行。
　　（三）认真做好房地产权属档案工作，为住房保障、房地产市场调控和群众财产权益维护提供依据。房地产权属档案管理是房地产产权产籍管理的重要内容。要认真贯彻执行建设部《城市房地产权属档案管理办法》（部令101号），把房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的资料准确完整地加以收集，及时整理归档，予以妥善保管。要按照保证档案安全、便于房地产产权产籍管理、便于查询利用的原则，由房地产登记管理机关或房地产交易服务机构管理房地产权属档案。
　　（四）积极收集整理基础设施、公共服务设施和住宅小区公用设施建设工程档案，为维护公共安全提供技术资料。对各类基础设施和公共服务设施尤其是地方政府投资的重点建设项目，建设或规划部门要委派城建档案专业人员，采取进驻工程指挥部或定期指导建设单位技术资料管理人员等方式，主动上门，跟踪服务，全程参与，力求工程档案完整收集、及时入馆（室）。对铁路、公路、机场、港口、河道、堤坝、隧道等重大专业工程，要积极争取建设单位和主管部门的支持，并配合发展改革、档案行政主管部门搞好工程档案验收工作，将工程档案原件的复制件保存在城建档案馆（室）。对住宅小区内的水、电、气、暖、通讯、广电和各类便民服务设施，要以小区或组团为单位，单独整理备份，以备小区业主和物业服务企业查考。
　　（五）努力收集以农村住房建设与危房改造项目工程档案为重点的村镇建设档案，推动城乡建设档案管理一体化。要按照省建设厅《关于做好农村住房建设与危房改造项目工程档案收集工作的通知》（鲁建村字[2009]8号）要求，以农村住房集中连片建设改造项目为重点，以涉及公共安全和农民生命财产安全的工程档案为核心，指导督促项目实施主体或项目所在乡镇建设主管部门，收齐相关文件和技术资料，及时移交城建档案馆（室）。
　　（六）全力收集、单独备份管理各类建筑节能工程档案，促进建筑安全使用和低碳建筑、绿色建筑发展。城建档案馆（室）要把各类新建、改建、扩建的建筑节能工程技术资料，包括建筑节能设计专篇和建筑热工计算书及外墙外保温、太阳能建筑一体化、地源热泵、节能门窗等设施部品资料，尤其是建筑节能工程所用材料和产品的材质、热工性能、使用寿命等，按照《建筑节能工程施工质量验收规范》（GB50411-2007）的要求单独组卷，在随主体工程原件归档的同时，予以另外复制和存放，并编录建筑节能产品和设施使用年限册，在其使用寿命临近时及时告知业主和使用人。
　　（七）精心制作城乡建设重大项目声像档案，留下宝贵的历史记忆。紧紧围绕城建重点工程、城市和村镇原貌、拆迁改造和城乡环境综合整治过程、历史文化街区和历史优秀建筑保护、风景名胜区整治等，主动全方位跟踪拍摄，积累有价值的声像资料。
　　（八）强化建设系统行政机关文书档案管理，为领导决策、指导工作提供参考资料。认真贯彻执行中办、国办《机关档案工作条例》，把机关工作活动中产生的具有保存价值的正式公文、领导讲话、会议纪要、工作简报等文件材料及时收集起来，整理立卷，定期归档。建设系统各专业管理部门或机构，要把工作中形成的有关住房工作和城乡规划建设管理的专业技术档案，及时收集整理，妥善保管，也可移交城建档案馆（室）。
　　四、强化保障措施，推动住房城乡建设档案工作上新水平
　　（一）加强组织领导。管理住房城乡建设档案，是建设系统各级行政主管部门的重要职责。各级主管部门要充分重视档案工作，在全局工作中摆上应有位置，列入年度工作计划。加强档案工作机构建设，尚未设立城建档案馆（室）的县市区，应在2012年年底前全部建馆或设室。各级应在城建档案馆（室）加挂城建档案管理处（或管理办公室）的牌子，解决城建档案管理具体执行单位缺位问题。配强城建档案工作机构领导班子特别是"一把手"，配备和引进档案、工程、计算机等专业技术人员。
　　（二）落实管理制度。认真贯彻执行建设部《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》（建办[2007]68号）和省建设厅《山东省建设工程档案移交规定》（鲁建发[1999]50号）、《山东省房地产开发项目竣工综合验收备案办法》（鲁建发[2009]11号），在有关环节严格把关，落实好建设工程档案"两书一证"制度。城市规划区内所有新建、改建、扩建工程，建设单位未签署《建设工程档案移交合同书（责任书）》的，不予核发建设工程规划许可证，不予办理施工许可证；未出具《建设工程档案预验收意见书》的，不准进行竣工验收，不予核发规划验收合格证，不予办理竣工验收备案手续；未按规定向城建档案管理机构移交工程档案并取得《山东省建设工程档案合格证》的，不予受理房屋初始登记申请，不得申报各级优质工程及人居环境奖等奖项。各市、县（市、区）建设或规划行政主管部门，要积极汇报争取，在当地政府行政审批中心内，设置建设工程档案归集管理的席位或窗口。从2011年1月1日起，在全省范围内统一使用省住房城乡建设厅制发的"两书一证"。
　　（三）强化执法监督。按照国家、省、市有关法律法规和规范性文件，建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用的城建、房产档案工作机制。组织城乡规划、工程质量安全、建筑市场、房地产市场等执法检查时，应有城建档案、房产档案方面的内容，并吸收档案专业人员参加。省住房城乡建设厅将适时组织城建和房产档案专项执法检查，检查结果向全系统通报。各地要依法查处一批违法违规行为，维护城建和房产档案法律法规的严肃性。
　　（四）改进行业指导。设区城市城建（房产、机关文书）档案管理机构，要加强对所辖县市区、开发区（高新区）建设档案工作的指导，帮助其不断提高业务技能和执法水平。建设系统各级档案管理机构，要加强对房地产开发、勘察设计、建筑施工、工程监理、项目管理、物业服务等企事业单位技术资料工作人员的专业技能培训，不断提高其整理移交和管理档案的能力。对城建、房产档案管理机构关键岗位工作人员和建设类企业资料员，逐步实行资格性岗位培训制度，未经培训不得上岗。发挥好省城建档案学会的作用，组织经常性的业务培训和学术交流活动。
　　（五）提高科技含量。各地要根据实际情况，为城建、房产档案馆（室）配备必要的计算机软硬件和网络设备，加快实现馆藏档案检索数字化。有条件的馆（室），应从使用率较高的馆藏档案做起，有序推进纸质档案、声像档案数字化。积极做好接收、保存城乡建设电子文件和电子档案的相关工作。要在确保管线档案及时全面归集基础上，开展管线普查，加快建设管线信息系统，尽快实现规划、建设、城管、市政公用等部门及各类管线产权单位信息共享。有条件的城市，应积极探索应用物联网技术，实现管线安全实时监控和预警。要以地下管线信息系统为依托，以地上建筑的数字化档案为补充，建立城市三维地理信息系统，并逐步与城市管理、国土资源、公共卫生、社会治安、应急管理等信息系统相链接，形成数字城市的重要平台。做好重要数字化档案的异馆、异地备份存储工作，确保档案安全。
　　（六）搞好开发利用。认真整理和加工档案信息资源，提高档案利用率和利用效益。充分利用馆藏档案，为城乡规划编制、重大建设项目选址与建设、违章建筑查处、建筑物维修、项目审计稽查、工程改扩建、管线敷设、棚户区和危旧房改造、房地产市场监管、抢险救灾等，提供详实可靠的信息。利用现有的城建档案信息、技术设备和人才条件，通过举办展览、编辑书目、制作专题片等，大力宣传城乡规划建设管理成就和知识，为社会提供优质高效的档案信息服务。
　　（七）解决经费问题。各级建设或规划行政主管部门，要积极争取政府和财政部门的重视与支持，努力把城建档案事业经费列入当地财政预算，满足馆舍建设和档案工作实际需要。为从根本上解决城建档案业务工作经费不足的问题，各市、县（市、区）主管部门，可根据国家发展改革委、省物价局《关于城建档案馆技术咨询服务收费性质问题的复函》（发改办价格[2003]197号，鲁价费函[2003]97号）的规定，在城建档案馆组建技术服务型企业，到当地物价部门申领收费许可证，请物价部门根据服务内容、成本支出等情况核定收费标准。城建档案技术服务型企业，要按照自愿有偿原则，接受工程项目建设单位和其他相关单位的委托，优质高效地提供技术、信息咨询等服务，合理收取经营服务性费用，并凭收费许可证领购和使用税务发票，依法纳税。