《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》（修订版）政策解读

 一、文件名称：山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知

二、政策背景

近年来，随着人社业务的增加以及各部门信息共享的需求，传统纸质档案已不能满足经办一体化及信息实时共享等业务需求。根据《山东省人力资源和社会保障厅关于推进“标准化、信息化、一体化”建设全面提升人力资源社会保障领域公共服务水平的指导意见》（鲁人社发〔2016〕44号）的要求，要依托全省统一的电子档案标准，建设技术先进、性能可靠、业务规范的电子档案综合平台，实现事前、事中、事后等多种模式进行业务档案的电子化处理和管理，实现档案管理“标准化”、档案应用“信息化”、档案服务“一体化”。我们在参照国家《电子文件归档与电子档案管理规范》基础上，征求了各市人社局、省厅有关业务处室意见，形成了《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）。《办法》印发以来，为我省各级人力资源社会保障部门网上政务服务提供了有力支撑。《办法》已于2021年2月28日有效期届满。我厅根据《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）要求，对《办法》进行了修订完善。

三、主要内容：《办法》（修订版）共分10章、45条。

第一章为总则。共8条。主要明确制定政策的目的、适用范围、电子档案定义、责任主体及分工、管理要求。具体责任分工为：档案部门负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作；业务部门负责电子文件的收集、整理、著录、移交归档等工作；信息化部门负责依据标准设立业务系统电子文件归档功能，负责电子档案管理系统的建设与应用培训，为电子档案管理提供信息化支持；保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

第二章为电子文件的收集与整理。共3条。主要明确电子文件及其元数据的收集时间、整理要求以及命名规则。电子文件及其元数据应在业务系统办理过程中完成；整理时一般以“件”或“卷”为管理单位；命名规则应体现电子文件与元数据的关联且与纸质文件名称一致。

第三章为电子文件归档范围。共2条。主要明确各类电子文件包括：文书类、声像类、专业类电子文件归档范围标准。

第四章为电子文件归档程序。共5条。明确了业务部门、档案部门在归档过程中完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、填写电子文件归档登记表等归档工作。

第五章为电子文件归档时间与归档方式。共3条。明确了业务部门、档案部门应当及时将电子文件及元数据归档，按月、季或半年确定业务档案归档周期，最长不超过半年。归档方式可采用在线归档或离线归档，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成。

第六章为电子档案的编目。共5条。要求档案部门在对电子文档与纸质文档进行同步整理、审核等基础上，对电子档案、纸质档案重新排序，编制文件级档号。

第七章为电子档案的利用。共5条。规定了电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。根据工作岗位、职责等要求，在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。利用者在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。

第八章为电子档案的存储与备份。共4条。要求在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施备份管理。

第九章为电子档案的移交与销毁。共8条。一是到期电子档案移交前，应由档案部门、保密部门共同进行解密审查。二是保管期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起5年内应向档案管理部门移交，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》和档案管理部门的要求执行。三是纸质、银盐感光材料等各门类传统载体档案应以数字副本及其目录数据移交进档案馆。四是档案部门应根据本单位档案保管期限要求进行电子档案销毁鉴定，并参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。五是电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。

第十章为附则。共2条。明确《办法》（修订版）自2021年4月1日起施行。

附件：《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知