深能南京能源：大型能源企业如何用合同管理提效控风险？

　　摘要

　　作为基础建设重要组成部分，能源建设除了关涉国家经济安全等战略问题，也与普通百姓的日常生活息息相关。而新基建技术的兴起，则为以能源行业为代表的传统基建的创新之路提供了方向，不少能源企业纷纷通过数字化手段赋能企业新增长。

　　近期，深圳能源全资子公司：深能南京能源控股有限公司携手蓝凌上线了智慧合同管理平台，打造贯穿采购、合同签订、付款、台账、数据分析的线上化合同管理。

　　一、客户介绍

　　深圳能源集团股份有限公司（股票代码：000027）成立于1991年6月，1993年9月在深圳证券交易所上市，是全国电力行业第一家在深圳上市的大型股份制企业，也是深圳市第一家上市的公用事业股份公司。2007年12月实现整体上市，开创了国内电力公司整体上市的先河。

　　截至2020年9月底，深圳能源集团总资产1097亿元，净资产403亿元。已投产电力可控装机容量1075万千瓦，垃圾日处理量23000吨，预测天然气年供应量可达10.3亿立方米，产业布局拓展至国内24个省市及加纳、越南等海外地区。“十三五”以来，集团先后荣获能源企业全球竞争力500强、中国企业500强、改革开放40周年广东省优秀企业等荣誉称号。

　　深能南京能源控股有限公司是深圳能源旗下的大型独资控股公司，主要从事华东地区和华中地区新能源及传统能源项目的投资开发。

　　二、企业日常合同管理中存在的痛点

　　随着能源业务的规模扩大，深能南京能源业务量不断增长，所需要的招标工程、外部合作等项目日益增多，对外签订的合同随之增多。然而，对于企业来说，其合同管理仍面临一些管理痛点：

　　1）深能南京能源每年要开展多个工程项目、采购项目、运行检修等，项目金额不一，不同项目的合同管理方式存在差异，管理起来难度大。

　　2）过去没有完善的合同管理系统，合同审核和决策流程的线上化、规范化仍有提升空间。

　　3）业务、财务、合同管理部门存在信息壁垒。业务根据需要进行采购、招标等的合同签订，财务、法务部门无法随时把握合同执行情况。

　　三、借数字化手段帮业务部门管好合同

　　经过多方调研，深能南京能源公司携手蓝凌打造一个智能化的合同管理平台，对企业内部各类合同进行统一管理，从招投标管理、合同签订到付款管理，实现合同管理一体化、透明化、规范化。

　　建立合同范本库及合同台账

　　① 建立统一、详细的合同信息库

　　支持合同新建、导入，合同经办人需要填写项目类型（工程项目、物资采购、服务采购、运行及检修），采购方式，供应商来源等具体信息，员工可以根据项目类型、采购方式、单位名称、合同名称等信息查询某个具体合同，合同可以以Excel、PDF等格式导出。

　　②合同台账分类存档、随用随查

　　把已签订合同的电子文件存进系统，按合同分类对电子文件进行存档，建立统一的合同台账，实现对所有合同的统一管理。

　　合同类&非合同类付款线上管理

　　深能南京能源的付款分为“合同类付款”和“非合同类付款”两大类。

　　①合同类付款

　　合同生效后，双方按照合同约定全面履行自己的义务，根据深能南京能源具体招标项目开展进度，关联已生效的合同，对约定的款项进行付款，支付全款或阶段性款项。

　　②非合同类付款

　　非合同类付款需要选择是否为首次付款，填写付款单位、对方单位、付款总额、结算款等内容，上传***信息，保证每一个付款节点清晰可查。

　　及时记录、跟踪招标项目状况

　　①建立招标项目备案库

　　企业商务部门每年有多个招标项目需要落地，涉及标的金额较大。系统内建立了招标项目备案库，招标方式、项目名称、主体单位、预算金额、供应商资质条件、截标时间等项目关键信息一一记录，招标过程文件也可以直接上传到系统，方便随时查找复盘。

　　②录入详细招标信息

　　深能南京能源公司的招标分为公开招标、邀请招标两种形式，不同招标形式录入的项目类目信息、招标文件也有所区别。招标需提交的文件比较繁琐，如果有遗漏，系统会自动提示要添加的文件。

　　③上传项目备案文件

　　合同签订后，通过合同编号关联合同信息，将合同编号、合同签订金额、供应商单位的信息自动抓取，更新至项目备案库中。

　　打造个性化的合同数据分析图表

　　对企业的合同管理、查询以及支付情况进行分析，借助报表工具，用户可以一键生成多种类型的图表，让合同数据可视化。

　　四、项目价值

　　业务合同管理在能源企业的经营管理中占据至关重要的位置，科学、合理的管理模式有利于提高能源企业的综合运营能力，蓝凌合同管理平台为深能南京能源企业带来如下价值：

　　■ 形成合同管理的PDCA闭环体系。深能南京能源以具体招标业务为切入点，以流程为导向，建立了合同起草、审批、签订、付款、项目备案、数据分析的全流程管理体系，初步实现了业务、合同、财务的流程融合。

　　■ 完善的存档管理，加强合同证据留存。合同相关的文件信息（***、凭证、验收记录等）在系统上存档，随时查阅；运用科学分析法对合同数据进行分析、图表呈现，支撑深南高层洞察企业业务状况，为决策提供数据支撑。

　　■ 强化了合同相关人员的风险管理意识。规范了深能南京能源合同管理体系和流程，提高了能源企业合同风险防范能力及合同风险管控水平，为推进公司经营发展迈上新台阶提供更强有力的保障。

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